Die InterAction+™ Kalender-Synchronisierung überträgt automatisch Kalendereinträge aus Microsoft® Exchange Online in InterAction+™ und erstellt Termine für bevorstehende Ereignisse sowie Aktivitäten für vergangene. Diese Einweg-Synchronisierung aktualisiert Termindetails, wenn Änderungen in Outlook® vorgenommen werden, und hilft so, die Beziehungs- und Engagement-Nachverfolgung Ihrer Kanzlei zu verbessern und manuellen Aufwand zu reduzieren. Die Konfiguration steht Nutzern der Professional- und Strategic-Tarife über die Unternehmenseinstellungen zur Verfügung.
Kanzleien mit Microsoft® Exchange Online können die InterAction+™ Kalender-Synchronisierung nutzen, um Kalendereinträge automatisch zu InterAction+ hinzuzufügen, anstatt sich darauf zu verlassen, dass Nutzer diese manuell eintragen. Es handelt sich um eine Einweg-Synchronisierung von Outlook® zu InterAction+. Diese Kalendereinträge werden in InterAction+ als Termine gespeichert, solange sie bevorstehen, und als Aktivitäten, nachdem sie stattgefunden haben. Diese Termine/Aktivitäten werden in InterAction+ automatisch aktualisiert bzw. synchronisiert, wenn sich das entsprechende Kalenderelement innerhalb des Synchronisierungszeitraums ändert (z. B. wenn Betreff, Beschreibung, Datum oder Teilnehmer geändert werden oder das Kalenderelement abgesagt wird).
Die Konfiguration der Outlook® Kalender-Synchronisierung steht Nutzern der Professional- und Strategic-Tarife zur Verfügung.
Synchronisierte Ereignisse erscheinen in:
- (Client Insights Modul) Aktivitätensuche, Aktivitätsübersicht bei Kontakten und Unternehmen sowie Benachrichtigungen
Diese Termine werden in InterAction+ standardmäßig als Aktivitätstyp CalendarSyncMeeting_System angezeigt. Sie können den Anzeigenamen dieser Termine unter Unternehmenseinstellungen > Outlook® Sync > Kalender-Konfiguration ändern.
Vorteile
Durch die automatische Erstellung von InterAction+ Terminen erfassen Sie mehr Informationen und Daten in InterAction+. Die Engagement- und Beziehungsbewertung Ihrer Kanzlei verbessert sich, was Ihre Marketing- und Business-Development-Ziele unterstützt.
Kanzleien mit InterAction+ für Microsoft 365
Die Client Insights Kalender-Synchronisierung funktioniert mit InterAction+ für Microsoft 365.
Wenn Ihre Kanzlei die Client Insights Kalender-Synchronisierung nutzt, können Sie InterAction+ für Microsoft 365 in bestimmten Situationen weiterhin verwenden.
Zum Beispiel können Sie InterAction+ für Microsoft 365 weiterhin nutzen, um externe Kalendereinträge zu InterAction+ hinzuzufügen, da die Client Insights Kalender-Synchronisierung aktuell keine extern erstellten Kalendereinträge synchronisiert.
InterAction+ für Microsoft 365 und die Client Insights Kalender-Synchronisierung sind nicht miteinander integriert.
Wichtige Hinweise vor dem Start
- Sobald die Synchronisierung aktiviert ist, kann sie nicht mehr deaktiviert werden. Allerdings:
- Administratoren können einzelne Nutzer jederzeit aktivieren oder deaktivieren.
- Nutzer können die Kalender-Synchronisierung auch selbst aktivieren/deaktivieren.
- Sobald ein Administrator die Kalender-Synchronisierung auf Unternehmensebene aktiviert hat, können einzelne Nutzer ihre Synchronisierungseinstellungen selbst auf dem Bildschirm Outlook® Sync > Benutzereinstellungen aktivieren/deaktivieren und konfigurieren.
- Nutzer können verhindern, dass ein Meeting synchronisiert wird, indem sie es als „Privat“ markieren.
- Wenn Sie die Online Kalender-Synchronisierung nutzen, werden nur neu erstellte Ereignisse synchronisiert und aktualisiert.
- Dies ist eine Einweg-Synchronisierung von Outlook® zu InterAction+.
- Ein Ereignis kann nur vom Eigentümer des Ereignisses bearbeitet werden.
- Wenn ein Nutzer eine synchronisierte, vergangene Aktivität in InterAction+ innerhalb des im Outlook® Admin-Bereich konfigurierten Synchronisierungszeitraums bearbeitet, wird das Ereignis entkoppelt und es werden keine weiteren Updates von Outlook® zu InterAction+ synchronisiert (mit Ausnahme von Opportunities und Initiativen, die ohne Unterbrechung der Synchronisierung bearbeitet werden können). Wenn Sie ein Ereignis innerhalb des Synchronisierungszeitraums bearbeiten, erscheint diese Warnmeldung.
- Folgendes wird nicht unterstützt:
- Externe Kalendereinträge (d. h. solche, die von Personen mit E-Mail-Domains außerhalb der Kanzlei organisiert werden). Sie können InterAction+ für Microsoft 365 nutzen, um externe Kalendereinträge zu InterAction+ hinzuzufügen.
- Wiederkehrende Meetings
- Private Meetings
- E-Mail-Verteilerlisten
- Synchronisierung von Meeting-Anhängen
- Nur moderne Authentifizierung wird für Microsoft® Exchange Online unterstützt.
- Kompatibel mit MS Exchange Online 2016 und 2019
- Kompatibel mit Datenbanken ab IA_70_Patch_Release_18_001.sql oder IADB_Patch_Release_22_08.sql oder höher
Administratoren: Client Insights Kalender-Synchronisierung für die Kanzlei aktivieren und konfigurieren
Gehen Sie zu Unternehmenseinstellungen > Outlook® Sync.
Sie haben Zugriff auf drei Einstellungsbildschirme:
- Konfiguration
- Nutzer
- Exchange-Server
Schritt A: Bildschirm Kalender-Konfiguration
Auf dem Bildschirm Kalender-Konfiguration können Sie die Termin-Synchronisierung aktivieren, Standard-Aktivitätstypen festlegen und auswählen, welche Kontaktarten die Erstellung von Terminen in InterAction+ auslösen sollen.
- Neue Termin-Synchronisierung mit Outlook® Kalender aktivieren: Schalten Sie dies ein, um die Kalender-Synchronisierung zu aktivieren. Sobald die Synchronisierung aktiviert ist, kann sie nicht mehr deaktiviert werden.
-
Vergangene Outlook® Kalendereinträge ___ Tag(e) synchronisieren: Geben Sie die Anzahl der Tage nach dem Ereignis ein, für die die Synchronisierung weiterhin laufen soll (zwischen 1 und 90).
Wenn ein Nutzer eine Aktivität in InterAction+ vor Ablauf dieses Zeitraums bearbeitet, wird die Synchronisierung unterbrochen (mit Ausnahme von Opportunities und Initiativen, die ohne Unterbrechung der Synchronisierung bearbeitet werden können). - Checkboxen
- 'Unser Personal' und 'Unsere Berater' vom Termin ausschließen: Diese Option ist standardmäßig ausgewählt. Wenn Sie möchten, dass das Personal und die Berater Ihrer Kanzlei als Kontakte im InterAction+ Termin enthalten sind, deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen.
- Text aus dem Termintextfeld einbeziehen: Diese Option ist standardmäßig ausgewählt. Wenn Sie nicht möchten, dass die Beschreibung des Kalendereintrags im InterAction+ Termin enthalten ist, deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen.
- (Optional) Anzeigenamen des synchronisierten Termintyps umbenennen.
-
Kontaktarten: Wählen Sie die Kontaktarten aus, deren Zuordnung zu einem Kalendereintrag ein InterAction+ Ereignis erstellt. Wenn mindestens eine ausgewählte Kontaktart als Teilnehmer eingeladen ist, wird sie zu InterAction+ synchronisiert. Kalendereinträge, die nur nicht ausgewählte Kontaktarten enthalten, erstellen nicht automatisch entsprechende InterAction+ Termine. (Nutzer können für diese Kontaktarten aber manuell InterAction+ Termine anlegen, wenn sie möchten).
Die verfügbaren Kontaktarten werden aus dem InterAction+ Administrator übernommen.
Ereignisse mit privaten Kontakten werden nicht synchronisiert.
- Klicken Sie auf Speichern.
Schritt B: Bildschirm Exchange-Server
Auf dem Bildschirm Exchange-Server können Sie Server hinzufügen und entfernen, die für die Kalender-Synchronisierung verwendet werden sollen. Sie benötigen bestimmte Administratorrechte in Exchange-Postfächern, um dies einzurichten.
So fügen Sie einen Online-Server hinzu (einen, der online über den von Microsoft® bereitgestellten Dienst authentifiziert wird):
- Lesen Sie zunächst die Microsoft-Dokumentation zu den Schritten, die vor der Server-Einrichtung zu beachten sind.
- Klicken Sie auf Online-Server hinzufügen.
- Nachdem Sie alle Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf Speichern.
API-Berechtigungen zur registrierten InterAction Kalender-Sync-Anwendung hinzufügen
Der Nutzer benötigt die Rolle Cloud Application Administrator, um Berechtigungen zu erteilen:
- Klicken Sie im Tab Verwalten auf API-Berechtigungen > Berechtigung hinzufügen.
- Wählen Sie unter Microsoft APIs Microsoft Graph aus.
- Klicken Sie auf Anwendungsberechtigungen.
-
Wählen Sie die erforderlichen Berechtigungen aus und klicken Sie auf Berechtigungen hinzufügen.
API/Berechtigungen Typ Beschreibung Admin-Zustimmung erforderlich Contacts.Read Anwendung Kontakte in allen Postfächern lesen Ja User.Read.All Anwendung Anmelden und vollständiges Benutzerprofil lesen Ja Calendars.Read Anwendung Kalender in allen Postfächern lesen Ja - Klicken Sie auf Admin-Zustimmung erteilen und dann auf Ja zur Bestätigung.
Schritt C: Bildschirm Nutzer
Auf dem Bildschirm „Nutzer“ sehen Sie eine Liste der InterAction+ Endnutzer Ihrer Organisation. Hier können Sie die Kalender-Synchronisierung für einzelne Nutzer aktivieren/deaktivieren und einen Exchange-Server zuweisen.
- Stellen Sie sicher, dass die zu konfigurierenden Nutzer hier mit ihrer E-Mail-Adresse aufgeführt sind. (Die hier angezeigte E-Mail-Adresse entspricht dem E-Mail-Typ, den Sie im Tab „Konfiguration“ gewählt haben). Falls ein Nutzer hier keine E-Mail-Adresse dieses Typs hat, fügen Sie diese im InterAction+ Profil hinzu.
- Weisen Sie jedem Nutzer einen Exchange-Server zu:
- Wählen Sie das Kontrollkästchen neben jedem Nutzer aus oder nutzen Sie das Kontrollkästchen „Alle auswählen“ oben links.
- Klicken Sie auf Aktionen > Exchange-Server zuweisen.
- Wählen Sie im Pop-up-Fenster den gewünschten Server aus und klicken Sie auf Speichern.
- Aktivieren Sie die Kalender-Synchronisierung für jeden Nutzer:
- Wählen Sie das Kontrollkästchen neben jedem Nutzer aus oder nutzen Sie das Kontrollkästchen „Alle auswählen“ oben links.
- Klicken Sie auf Aktionen > Synchronisierung aktivieren.
Sobald ein Administrator die Kalender-Synchronisierung auf Unternehmensebene aktiviert hat, können einzelne Nutzer ihre Synchronisierungseinstellungen selbst auf dem Bildschirm Outlook® Sync > Benutzereinstellungen aktivieren/deaktivieren und konfigurieren.
Letzte automatische Synchronisierung: Die Zeit der letzten automatischen Synchronisierung zeigt an, wann die letzte Änderung eines Ereignisses im Outlook-Kalender erkannt wurde. Administratoren können Tag und Uhrzeit der letzten automatischen Synchronisierung aller Benutzer auf dem Bildschirm Firmeneinstellungen > Outlook-Kalendersynchronisierung > Benutzer einsehen. Benutzer sehen ihre eigene letzte automatische Synchronisierung unter Einstellungen > Outlook®-Kalendersynchronisierung > Benutzereinstellungen.
So synchronisieren Sie Kalendereinträge in Outlook mit Exchange Online
Exchange Online-Benutzer haben mehrere Möglichkeiten, ihre Kalendereinträge mit Outlook zu synchronisieren. Der Ablauf kann sich je nach Verwendung der manuellen, automatischen oder einer Kombination beider Synchronisationsoptionen leicht unterscheiden.
Exchange On-Premise wird nicht unterstützt.
Synchronisationsoptionen
| Synchronisationsoption | Beschreibung | Wann verwenden/Einschränkungen | Zusätzliche Hinweise |
| Automatische Synchronisierung | Synchronisiert Ereignisse automatisch basierend auf dem Kontakttyp. | Standard-Synchronisationsoption, die in vielen Setups verwendet wird. | Nach einem Upgrade wurden das E-Mail-Adressfeld entfernt und Ereignisse zur besseren Synchronisierung kategorisiert. |
| Manuelle Synchronisierung | Sie müssen in Outlook ein Kontrollkästchen aktivieren, um ein Ereignis manuell zu übernehmen. | Einschränkungen: Unterstützt keine Kontakttypen; nur der Organisator des Termins kann ein Ereignis zur Synchronisierung markieren. | Keine |
| Kombiniert (Auto und Manuell) | Wendet sowohl automatische als auch manuelle Synchronisierung an. Ereignisse werden automatisch nach Kontakttyp synchronisiert, nicht synchronisierte Ereignisse können manuell hinzugefügt werden. | Verwenden Sie diese Option, wenn Sie die Vorteile beider Ansätze nutzen möchten. | Keine |
Manuelle Kalendersynchronisierung: Hinzufügen oder Bearbeiten einer Aktivität
Bevor Sie die manuelle Kalendersynchronisierung verwenden, stellen Sie sicher, dass alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:
-
Einstellungen des Firmenadministrators
- Kalendersynchronisierung ist aktiviert.
- Manuelle Kalendersynchronisierung oder Kombiniert (Auto und Manuell) ist aktiviert.
- Ein Online Exchange Server wurde eingerichtet.
- Benutzereinstellungen: Sie sind für die Kalendersynchronisierung freigeschaltet.
-
Ereignisbedingungen:
- Das Ereignis ist nicht als privat markiert.
- Das Ereignis ist nicht wiederkehrend.
- Sie sind der Organisator des Ereignisses.
- Das Ereignis liegt im vom Firmenadministrator festgelegten Zeitraum.
Kalendersynchronisierung aktivieren
- Voraussetzung: Die Kalendersynchronisierung muss aktiviert sein, um Ereignisse hinzuzufügen.
-
Was Sie sehen:
Wenn die manuelle Kalendersynchronisierung deaktiviert ist, erscheint eine Aufforderung, die Kalendersynchronisierung zu aktivieren. -
So aktivieren Sie die Synchronisierung:
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Kalendersynchronisierung aktivieren, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
- Gehen Sie zu Einstellungen und schieben Sie den Regler, um entweder die manuelle Kalendersynchronisierung oder die kombinierte Synchronisierung (Auto und Manuell) zu aktivieren.
Ein neues Ereignis hinzufügen
-
Über die Schaltfläche „Aktivität hinzufügen“: Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktivität hinzufügen, um ein neues Ereignis zu erstellen.
- Kalendersynchronisierung beim Erstellen nutzen: Beim Erstellen eines neuen Ereignisses können Sie die Kalendersynchronisierung aktivieren, sodass das Ereignis sofort in InterAction+ erstellt wird.
Ein Ereignis bearbeiten
Beim Bearbeiten eines bestehenden Ereignisses können Sie das Ereignis über die Kalendersynchronisierung an InterAction senden. Wenn Sie das Kontrollkästchen Dieses Ereignis zu InterAction hinzufügen aktivieren, wird eine Kategorie angewendet
Diese Kategorie ist nur für den Outlook-Benutzer sichtbar.
-
Für Organisatoren von Ereignissen:
- Erstellen Sie entweder ein neues Ereignis oder öffnen Sie ein bestehendes.
- Wenn Sie der Organisator sind, können Sie die Synchronisierungsoption je nach Wunsch aktivieren oder deaktivieren.
-
Für von Kollegen gesendete Ereignisse:
- Sie sehen nur die Option Aktivität hinzufügen.
- Das Fehlen eines Synchronisierungs-Kontrollkästchens ist bei Ereignissen, die Sie nicht organisiert haben, normal.
Synchronisierung eines Ereignisses aufheben
Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Dieses Ereignis zu InterAction hinzufügen.
- Die angewendete Kategorie wird entfernt.
- Das Ereignis wird aus InterAction gelöscht, wenn die Synchronisierung aufgehoben wird.
Alle über die Kalendersynchronisierung vorgenommenen Änderungen werden fortlaufend mit InterAction synchronisiert.
Häufige Probleme beheben
Problem: Benutzer ist nicht für die Kalendersynchronisierung freigeschaltet.
- Symptom: Sie werden aufgefordert, die Kalendersynchronisierung zu aktivieren.
- Lösung: Wenn die Firma oder der Benutzer nicht für die manuelle Synchronisierung freigeschaltet ist, ist eine Synchronisierung von Ereignissen nicht möglich. Gehen Sie zu Ihren Einstellungen und aktivieren Sie die Kalendersynchronisierung, damit Ereignisse übertragen werden können.
Problem: Private/wiederkehrende Ereignisse werden nicht synchronisiert
- Symptom: Private oder wiederkehrende Ereignisse werden nicht ins System synchronisiert.
- Lösung: Private Ereignisse können aus Datenschutzgründen nicht synchronisiert werden. Auch wiederkehrende Ereignisse sind ausgeschlossen; eine Meldung informiert Sie, dass wiederkehrende Ereignisse nicht synchronisiert werden können.
Problem: Ereignis wird nicht zur Synchronisierung markiert
- Symptom: Ein Ereignis wird erstellt, aber nicht zur Synchronisierung markiert oder das Kontrollkästchen fehlt.
- Lösung: Nur der Organisator kann ein Ereignis zur Synchronisierung markieren. Wenn Sie als Teilnehmer eingeladen sind, steht Ihnen diese Option nicht zur Verfügung.