Verwenden Sie Beziehungstypen, um die Arten von Beziehungen zu definieren, die Benutzer zwischen Kontakten in InterAction+ AI erstellen können. Firmenadministratoren verwalten diese Einstellungen in den Firmeneinstellungen. Dort können sie neue Beziehungstypen anlegen, bestehende bearbeiten, steuern, wer welchen Typ erstellen darf, und festlegen, wie die Bezeichnungen für die Vorwärts- und Gegenbeziehung angezeigt werden.
Auf dieser Seite
- Was Beziehungstypen sind
- Wer Beziehungstypen verwalten kann
- Was Sie konfigurieren können
- Kategorien, Berechtigungen und Status
- Einen Beziehungstyp erstellen
- Einen Beziehungstyp bearbeiten
- Richtlinien zur Definition von Beziehungstypen
- Wie spezifisch Beziehungstypen sein sollten
Was Beziehungstypen sind
Beziehungstypen legen fest, wie ein Kontakt mit einem anderen Kontakt verbunden ist. InterAction+ AI stellt bereits mehrere Beziehungstypen bereit, und Administratoren können weitere hinzufügen, wenn ihre Organisation zusätzliche Arten von Verbindungen nachverfolgen möchte.
Ein Beziehungstyp kann für folgende Kontakt-Kombinationen konfiguriert werden:
- Person zu Person
- Firma zu Person
- Person zu Firma
- Firma zu Firma
Diese Einstellungen steuern, welche Beziehungstypen verfügbar sind, wenn Benutzer eine Beziehung zu einem Kontakt hinzufügen.
Wer Beziehungstypen verwalten kann
Nur Administratoren können Beziehungstypen verwalten, da sich diese Einstellung in den Firmeneinstellungen befindet.
Was Sie konfigurieren können
Das Popup „Beziehungstyp hinzufügen“ enthält zwei Registerkarten: Allgemein und Namensformat.
Auf der Registerkarte „Allgemein“ können Administratoren Folgendes konfigurieren:
- Name und Beschreibung
- Gültig für: Person zu Person, Firma zu Person, Person zu Firma und Firma zu Firma
- Berechtigung zum Erstellen dieses Beziehungstyps: Jeder oder eine ausgewählte Benutzergruppe
- Kategorie: Neue Kategorie erstellen oder aus einer bestehenden auswählen
- Gegenbeziehung: Neue erstellen oder Gegenbeziehung zu sich selbst
- Früherer Wert: Nicht zutreffend oder früherer Wert ist für diese Beziehung relevant
- Beziehungsstärke: Benutzer legt Wert fest, wird automatisch als sehr stark gesetzt oder wird automatisch als nicht stark gesetzt
- Aktiv-Checkbox
Auf der Registerkarte „Namensformat“ legen Administratoren fest, wie die Beziehung für Benutzer angezeigt wird:
- Vorwärtsbeziehung: Name und Satz
- Gegenbeziehung: Name und Satz
Nur Beziehungstypen, die sowohl aktiv als auch für die gewählte Kontaktkombination gültig sind, werden den Benutzern angezeigt.
Kategorien, Berechtigungen und Status
Wenn Sie einen Beziehungstyp erstellen, können Sie eine neue Kategorie anlegen oder den Typ einer bestehenden Kategorie zuweisen. Mögliche Kategorien sind zum Beispiel Beschäftigung, Bekanntschaft, Dienstleistungsbeziehung, Sonstiges, Vorstandsmitgliedschaft, Organisationsmitgliedschaft, Wohltätigkeitsorganisation, Unternehmensstruktur, System, Ausbildung, Hauptkontakt und Fondsverwaltung.
Berechtigungen steuern, wer den Beziehungstyp im Alltag anlegen kann. Wählen Sie „Jeder“, wenn der Typ allgemein verfügbar sein soll, oder beschränken Sie ihn auf eine bestimmte Benutzergruppe, wenn der Beziehungstyp nur von ausgewählten Benutzern verwendet werden soll.
Der Status bestimmt, ob Benutzer den Beziehungstyp auswählen können. Aktive Typen stehen Benutzern zur Verfügung. Inaktive Typen bleiben für Administratoren zur Überprüfung oder Aktualisierung sichtbar, sind aber für neue Beziehungserstellungen nicht verfügbar. Die Seite „Beziehungstypen“ verwendet das Kendo-Grid, sodass Administratoren Beziehungstypen in einer einheitlichen Tabellenansicht filtern und überprüfen können.
Einen Beziehungstyp erstellen
Sie müssen Firmenadministrator sein, um einen Beziehungstyp zu erstellen.
1. Gehen Sie in InterAction+ AI zu Firmeneinstellungen > Beziehungsmanagement > Beziehungstyp.
2. Wählen Sie +Beziehungstyp erstellen.
3. Geben Sie auf der Registerkarte „Allgemein“ den Namen und die Beschreibung ein.
4. Wählen Sie unter „Gültig für“ die Kontaktkombinationen aus, die dieser Beziehungstyp unterstützt.
5. Wählen Sie unter „Berechtigung zum Erstellen dieses Beziehungstyps“ entweder „Jeder“ oder eine Benutzergruppe aus.
6. Legen Sie unter „Kategorie“ eine neue Kategorie an oder wählen Sie eine bestehende aus.
7. Wählen Sie die Option für die Gegenbeziehung. Wählen Sie „Neu erstellen“, wenn die Gegenbeziehung einen eigenen Namen benötigt, oder „Gegenbeziehung zu sich selbst“, wenn für beide Seiten derselbe Begriff verwendet werden soll.
8. Legen Sie die Option für den früheren Wert fest.
9. Bestimmen Sie, wie der Wert für die Beziehungsstärke gesetzt werden soll.
10. Aktivieren Sie die Checkbox „Aktiv“, wenn der Beziehungstyp sofort verfügbar sein soll.
11. Öffnen Sie die Registerkarte „Namensformat“. Geben Sie den Namen und den Satz für die Vorwärtsbeziehung und die Gegenbeziehung ein.
12. Wählen Sie Speichern.
Der neue Beziehungstyp erscheint in der Liste der Beziehungstypen. Wenn er aktiv ist, können Benutzer ihn beim Erstellen einer passenden Beziehung auswählen.
Einen Beziehungstyp bearbeiten
1. Gehen Sie in InterAction+ AI zu Firmeneinstellungen > Beziehungsmanagement > Beziehungstyp.
2. Suchen Sie den Beziehungstyp, den Sie aktualisieren möchten.
3. Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um den Beziehungstyp zu bearbeiten.
4. Aktualisieren Sie die Einstellungen auf der Registerkarte „Allgemein“ oder „Namensformat“ nach Bedarf.
5. Wählen Sie Speichern.
Der aktualisierte Beziehungstyp ist je nach aktuellem Status, Berechtigungen und unterstützten Kontaktkombinationen verfügbar.
Richtlinien zur Definition von Beziehungstypen
Nutzen Sie die folgenden Richtlinien, wenn Sie zusätzliche Beziehungstypen identifizieren, die Ihre Organisation nachverfolgen möchte:
- Machen Sie beide Seiten der Beziehung leicht erkennbar. Verwenden Sie zum Beispiel „Muttergesellschaft“ und „Tochtergesellschaft“ statt denselben allgemeinen Begriff für beide Seiten.
- Ein Beziehungstyp kann die Gegenbeziehung zu sich selbst sein. Zum Beispiel kann die Gegenbeziehung von „Bekanntschaft“ ebenfalls „Bekanntschaft“ sein.
- Verwenden Sie spezifische Beziehungstypen, wenn Benutzer später gezielt nach dieser Beziehung suchen werden.
- Vermeiden Sie es, so viele detaillierte Beziehungstypen zu erstellen, dass die Liste für Benutzer unübersichtlich wird.
- Stellen Sie, wenn in Ihrer Konfiguration verfügbar, eine benutzerdefinierte Beschriftung für die Beschreibung bereit, damit Benutzer wissen, welche zusätzlichen Informationen sie eingeben sollen.
- Holen Sie Feedback zur geplanten Liste der Typen ein, bevor Sie die Einführung abschließen.
Wie spezifisch Beziehungstypen sein sollten
Auch wenn Sie eine große Anzahl detaillierter Beziehungstypen anlegen können, ist dieses Maß an Detail nicht immer notwendig. Spezifische Typen sind besonders dann hilfreich, wenn Benutzer gezielt suchen möchten. Es ist zum Beispiel zuverlässiger, nach Kontakten mit der Beziehung „Vorstandsmitglied“ zu suchen, als nach einem allgemeinen Beziehungstyp und auf Beschreibungstexte zu vertrauen.
Andererseits lassen sich manche Informationen besser mit einem allgemeineren Beziehungstyp abbilden. Viele Organisationen benötigen zum Beispiel keine getrennten Beziehungstypen für Ehemann, Ehefrau, Elternteil und Kind. Ein übergeordneter Typ wie „Verwandter“ oder „Sonstige Beziehung“ kann ausreichen, besonders wenn Benutzer diese Informationen eher durchstöbern als gezielt danach suchen.
Als Faustregel gilt: Verwenden Sie einen spezifischen Typ, wenn Benutzer wahrscheinlich gezielt nach der Beziehung suchen. Verwenden Sie einen allgemeineren Typ, wenn die Information eher „nice to know“ als suchrelevant ist.