La sincronización de calendario de InterAction+™ transfiere automáticamente los eventos del calendario de Microsoft® Exchange Online a InterAction+™, creando citas para los eventos próximos y actividades para los pasados. Esta sincronización unidireccional actualiza los detalles de las citas si hay cambios en Outlook®, ayudando a mejorar el seguimiento de relaciones y compromisos de tu firma, y reduciendo la entrada manual de datos. La configuración está disponible para usuarios de los niveles Professional y Strategic a través de Configuración de la Firma.
Las firmas que utilizan Microsoft® Exchange Online pueden usar la sincronización de calendario de InterAction+™ para agregar automáticamente eventos del calendario a InterAction+, en lugar de depender de que los usuarios los agreguen manualmente. Esta es una sincronización unidireccional de Outlook® a InterAction+. Estos elementos del calendario se almacenan en InterAction+ como citas cuando son próximos y como actividades después de que han ocurrido. Estas citas/actividades se actualizan o sincronizan automáticamente en InterAction+ si el evento correspondiente del calendario cambia (es decir, cuando cambian el Asunto, la Descripción, la Fecha o los Asistentes, o cuando el evento se cancela) dentro del periodo de sincronización.
La configuración de la sincronización del calendario de Outlook® está disponible para usuarios de los niveles Professional y Strategic.
Los eventos sincronizados aparecerán en:
- (Módulo de Client Insights) Búsquedas de actividades, cuadrícula de actividades en contactos y empresas, y alertas
Estas citas se muestran en InterAction+ como el tipo de actividad CalendarSyncMeeting_System de forma predeterminada. Puedes cambiar el nombre que se muestra de estas citas en Configuración de la Firma > Sincronización de Outlook® > Configuración de Calendario.
Beneficios
Al automatizar la creación de citas en InterAction+, capturarás más información y datos en InterAction+. El puntaje de compromiso y relaciones de tu firma mejorará, apoyando así los objetivos de marketing y desarrollo de negocios de tu firma.
Firmas con InterAction+ para Microsoft 365
La sincronización de calendario de Client Insights funciona con InterAction+ para Microsoft 365.
Si tu firma utiliza la sincronización de calendario de Client Insights, aún puedes usar InterAction+ para Microsoft 365 en algunas situaciones.
Por ejemplo, puedes seguir usando InterAction+ para Microsoft 365 para agregar elementos de calendario externos a InterAction+, ya que la sincronización de calendario de Client Insights actualmente no sincroniza elementos de calendario creados externamente.
InterAction+ para Microsoft 365 y la sincronización de calendario de Client Insights no están integrados entre sí.
Antes de comenzar—Información importante
- Una vez que la sincronización está habilitada, no se puede deshabilitar. Sin embargo:
- Los administradores pueden habilitar o deshabilitar usuarios individuales en cualquier momento.
- Los usuarios también pueden habilitar/deshabilitar la sincronización de su calendario por sí mismos
- Una vez que un administrador habilita la sincronización de calendario a nivel de firma, los usuarios individuales pueden habilitar/deshabilitar y configurar sus propios ajustes de sincronización en la pantalla Sincronización de Outlook® > Preferencias de Usuario.
- Los usuarios pueden evitar que una reunión se sincronice marcándola como Privada.
- Si usas la sincronización de calendario Online, solo los eventos recién creados se sincronizarán y actualizarán.
- Esta es una sincronización unidireccional de Outlook® a InterAction+.
- Un evento solo puede ser editado por el propietario del evento.
- Si un usuario edita una Actividad sincronizada con fecha pasada en InterAction+ dentro del periodo de sincronización configurado en la Configuración de Administrador de Outlook®, el evento se desvinculará y no se sincronizarán más actualizaciones de ese evento desde Outlook® a InterAction+ (con la excepción de Oportunidades e Iniciativas, que pueden editarse sin romper la sincronización). Si editas un evento dentro del periodo de sincronización, verás este mensaje de advertencia.
- No se admiten los siguientes casos:
- Elementos de calendario externos (es decir, aquellos organizados por personas con dominios de correo electrónico ajenos a la firma). Puedes usar InterAction+ para Microsoft 365 para agregar elementos de calendario externos a InterAction+.
- Reuniones recurrentes
- Reuniones privadas
- Listas de distribución de correo electrónico
- Sincronización de archivos adjuntos de reuniones
- Solo se admite la Autenticación Moderna para Microsoft® Exchange Online.
- Compatible con MS Exchange Online 2016 y 2019
- Compatible con bases de datos IA_70_Patch_Release_18_001.sql o superiores, o IADB_Patch_Release_22_08.sql o superiores
Administradores: Habilitar y configurar la sincronización de calendario de Client Insights para la firma
Ve a Configuración de la Firma > Sincronización de Outlook®.
Tendrás acceso a tres pantallas de configuración:
- Configuración
- Usuarios
- Servidor de Exchange
Paso A: Pantalla de Configuración de Calendario
En la pantalla de Configuración de Calendario, puedes habilitar la sincronización de citas, establecer tipos de actividad predeterminados y seleccionar qué tipos de contacto deben generar la creación de citas en InterAction+.
- Habilitar nueva sincronización de citas con el calendario de Outlook®: Activa esta opción para habilitar la sincronización de calendario. Una vez habilitada, no se puede deshabilitar.
-
Sincronizar elementos del calendario de Outlook® con fecha pasada ___ día(s): Escribe el número de días después del evento durante los cuales quieres que la sincronización siga activa (entre 1 y 90).
Si un usuario edita una Actividad en InterAction+ antes de que termine este periodo de sincronización, la sincronización se romperá (con la excepción de Oportunidades e Iniciativas, que pueden editarse sin romper la sincronización). - Casillas de verificación
- Excluir 'Nuestro Personal' y 'Nuestros Consultores' de la cita: Esta opción está seleccionada por defecto. Si quieres que el personal y los consultores de tu firma se incluyan como contactos en la cita de InterAction+, desmarca esta casilla.
- Incluir texto del cuerpo de la cita: Esta opción está seleccionada por defecto. Si no quieres que la descripción del evento del calendario se incluya en la cita de InterAction+, desmarca esta casilla.
- (Opcional) Cambia el nombre que se muestra para el tipo de cita sincronizada.
-
Tipos de contacto: Selecciona los tipos de contacto cuya asociación con un elemento del calendario generará un evento en InterAction+. Si al menos uno de los tipos de contacto seleccionados es invitado como asistente, se sincronizará con InterAction+. Los elementos del calendario que incluyan solo Tipos de Contacto no seleccionados no crearán automáticamente citas correspondientes en InterAction+. (Pero los usuarios pueden crear manualmente citas de InterAction+ para estos Tipos de Contacto si lo desean).
Los Tipos de Contacto disponibles se obtienen del Administrador de InterAction+.
Los eventos con contactos privados no se sincronizarán.
- Haz clic en Guardar.
Paso B: Pantalla de Servidor de Exchange
En la pantalla de Servidor de Exchange, puedes agregar y eliminar servidores que se usarán para la sincronización de calendario. Debes tener ciertos privilegios administrativos en los buzones de Exchange para configurar esto.
Para agregar un servidor Online (uno que se autentica en línea a través del servicio proporcionado por Microsoft®)
- Primero consulta la documentación de Microsoft para los pasos previos a la configuración del servidor.
- Haz clic en Agregar servidor Online.
- Cuando hayas completado todos los campos, haz clic en Guardar.
Agregar permisos de API a la aplicación registrada de sincronización de calendario de InterAction
El usuario debe tener el rol de Administrador de aplicaciones en la nube para otorgar permisos:
- En la pestaña Administrar, haz clic en Permisos de API > Agregar un permiso.
- En Microsoft APIs, selecciona Microsoft Graph.
- Haz clic en Permisos de aplicación.
-
Selecciona los permisos apropiados requeridos y haz clic en Agregar permisos.
API/Permisos Tipo Descripción Consentimiento de administrador requerido Contacts.Read Aplicación Leer contactos en todos los buzones Sí User.Read.All Aplicación Iniciar sesión y leer el perfil completo de los usuarios Sí Calendars.Read Aplicación Leer calendarios en todos los buzones Sí - Haz clic en Otorgar consentimiento de administrador y luego en Sí para confirmar.
Paso C: Pantalla de Usuarios
En la pantalla de Usuarios verás una lista de los usuarios finales de InterAction+ de tu organización. Desde aquí, puedes habilitar/deshabilitar la sincronización de calendario y asignar un servidor de Exchange a usuarios individuales.
- Verifica que los usuarios que estás configurando tengan su dirección de correo electrónico registrada. (La dirección de correo electrónico que aparece aquí corresponde al tipo de correo electrónico que elegiste en la pestaña de Configuración). Si un usuario no tiene una dirección de correo electrónico de este tipo registrada aquí, agrégala a su perfil de InterAction+.
- Asigna un servidor de Exchange a cada usuario:
- Selecciona la casilla junto a cada usuario, o selecciona la casilla Seleccionar todo en la parte superior izquierda.
- Haz clic en Acciones > Asignar servidor de Exchange.
- En la ventana emergente, selecciona el servidor que deseas asignar y haz clic en Guardar.
- Habilita la sincronización de calendario para cada usuario:
- Selecciona la casilla junto a cada usuario, o selecciona la casilla Seleccionar todo en la parte superior izquierda.
- Haz clic en Acciones > Habilitar sincronización.
Una vez que un administrador habilita la sincronización de calendario a nivel de firma, los usuarios individuales pueden habilitar/deshabilitar y configurar sus propios ajustes de sincronización en la pantalla Sincronización de Outlook® > Preferencias de Usuario.
Última sincronización automática: La hora de la última sincronización automática indica cuándo se detectó el cambio más reciente en el Calendario de Outlook. Los administradores pueden ver el día y la hora de la última sincronización automática de todos los usuarios en la pantalla de Configuración de la firma > Sincronización de Calendario de Outlook > Usuarios. Los usuarios pueden ver su propia última sincronización automática en la pantalla de Configuración > Sincronización de Calendario de Outlook® > Preferencias de usuario.
Cómo sincronizar eventos del calendario en Outlook con Exchange Online
Los usuarios de Exchange Online tienen varias opciones para sincronizar sus eventos de calendario con Outlook. El proceso puede variar ligeramente según si usas la opción de sincronización manual, automática o una combinación de ambas.
No se admite Exchange local.
Opciones de sincronización
| Opción de sincronización | Descripción | Cuándo usar/Limitaciones | Notas adicionales |
| Sincronización automática | Sincroniza automáticamente los eventos según el tipo de contacto. | Opción de sincronización predeterminada en muchas configuraciones. | Los cambios posteriores a la actualización incluyen la eliminación del campo de dirección de correo electrónico y la categorización de eventos para mejorar la sincronización. |
| Sincronización manual | Requiere que marques una casilla en Outlook para agregar manualmente un evento. | Limitaciones: No admite el uso de tipos de contacto; solo el organizador de la reunión puede marcar un evento para sincronizar. | Ninguna |
| Combinada (Automática y Manual) | Aplica tanto la sincronización automática como la manual. Los eventos se sincronizan automáticamente según el tipo de contacto y los eventos no sincronizados se pueden agregar manualmente. | Usa esta opción si quieres las ventajas de ambos enfoques. | Ninguna |
Sincronización manual del calendario: Añadir o editar una actividad
Antes de usar la sincronización manual del calendario, asegúrate de que se cumplan todas las siguientes condiciones:
-
Configuración del administrador de la firma
- La sincronización de calendario está habilitada.
- La sincronización manual del calendario o la opción combinada (automática y manual) está habilitada.
- Se ha creado un servidor Exchange Online.
- Configuración del usuario: Tienes habilitada la sincronización de calendario.
-
Condiciones del evento:
- El evento no está marcado como privado.
- El evento no es recurrente.
- Eres el organizador del evento.
- El evento está dentro del periodo de tiempo establecido por el administrador de la firma.
Habilitar la sincronización de calendario
- Requisito: La sincronización de calendario debe estar habilitada para agregar eventos.
-
Lo que verás:
Si la sincronización manual del calendario está deshabilitada, verás un mensaje solicitando que habilites la sincronización de calendario. -
Pasos para habilitar:
- Haz clic en el botón Habilitar sincronización de calendario cuando se te solicite.
- Ve a Configuración y haz clic en el interruptor para activar la sincronización manual del calendario o la opción combinada (automática y manual).
Agregar un nuevo evento
-
Usando el botón Agregar actividad: Haz clic en el botón Agregar actividad para crear un nuevo evento.
- Usar la sincronización de calendario al crear: Al crear un nuevo evento, puedes habilitar la sincronización de calendario para que el evento se cree inmediatamente en InterAction+.
Editar un evento
Al editar un evento existente, puedes enviarlo a InterAction mediante la sincronización de calendario. Cuando marcas la casilla Agregar este evento a InterAction, se aplica una categoría
Esta categoría solo es visible para el usuario de Outlook.
-
Para organizadores de eventos:
- Crea un nuevo evento o abre uno existente.
- Si eres el organizador, puedes marcar o desmarcar la opción de sincronización según tu preferencia.
-
Para eventos enviados por compañeros:
- Solo verás la opción Agregar actividad.
- La ausencia de la casilla de sincronización es el comportamiento esperado para eventos que no organizaste.
Desincronizar un evento
Desmarca la casilla Agregar este evento a InterAction.
- Se elimina la categoría aplicada.
- El evento se eliminará de InterAction si se desincroniza.
Todas las actualizaciones realizadas mediante la sincronización de calendario se sincronizan continuamente con InterAction.
Cómo resolver problemas comunes
Problema: El usuario no tiene habilitada la sincronización de calendario.
- Síntoma: Se te solicita habilitar la sincronización de calendario.
- Solución: Si la firma o el usuario no tienen habilitada la sincronización manual, no será posible sincronizar un evento. Ve a tu configuración y activa la sincronización de calendario para permitir el envío de eventos.
Problema: Eventos privados o recurrentes no se sincronizan
- Síntoma: Los eventos privados o recurrentes no se sincronizan con el sistema.
- Solución: Los eventos privados no pueden sincronizarse para respetar la privacidad del usuario. Los eventos recurrentes también están restringidos; recibirás un mensaje informando que no se pueden sincronizar eventos recurrentes.
Problema: El evento no se marca para sincronizar
- Síntoma: Se crea un evento pero no se marca para sincronizar, o falta la opción de la casilla.
- Solución: Solo el organizador puede marcar un evento para sincronizar. Si apareces como invitado, la opción no estará disponible.