InterAction+™ AI ofrece una base de datos centralizada de contactos que permite la colaboración en toda la firma y el intercambio de inteligencia relacional. Aunque este enfoque ayuda a mantener la información actualizada, también requiere controles adecuados para asegurar que los datos de contacto sean precisos, consistentes y de alta calidad.
La Gestión de Cambios de Datos (DCM) permite a las organizaciones equilibrar la flexibilidad de los usuarios con la gobernanza de datos a nivel de firma.
El desafío de la contribución abierta
Como InterAction+™ AI permite a los usuarios aportar y actualizar información de contacto, los datos pueden provenir de múltiples fuentes, incluyendo:
Outlook
IA365
IQ
IA Mobile App
InterAction+™ AI
Sin una gobernanza adecuada, pueden surgir dos problemas comunes:
Restringir que los usuarios editen los datos de la firma puede resultar en contactos duplicados, ya que los usuarios crean registros separados para gestionar su propia información.
Permitir ediciones sin restricciones puede llevar a datos inconsistentes y a un mayor esfuerzo de limpieza de datos, lo que podría causar errores como direcciones incorrectas en comunicaciones importantes.
Cómo lo soluciona la Gestión de Cambios de Datos
La Gestión de Cambios de Datos evita ambos extremos al:
Permitir que los profesionales gestionen sus propias listas de contactos.
Permitir que los usuarios aporten información seleccionada a la lista de la firma.
Proporcionar a los responsables de datos herramientas para revisar, aprobar o rechazar cambios.
Cuando los usuarios aportan actualizaciones a los contactos de la firma, DCM dirige esos cambios según reglas configurables. Los cambios pueden ser:
Aceptados automáticamente
Enviados para revisión y aprobación
Rechazados según criterios definidos
Este enfoque da autonomía a los usuarios mientras mantiene la supervisión centralizada de los datos.
Listas de contactos personales vs. lista de la firma
Cada usuario mantiene una lista de contactos personal donde puede gestionar sus propios datos de contacto. No es obligatorio que los usuarios compartan sus actualizaciones con la lista de la firma.
Sin embargo, se recomienda que los usuarios conecten sus contactos personales con los contactos de la firma. Conectar ofrece:
Perfiles de contacto más completos
Actualizaciones más frecuentes
Mejor visibilidad de las relaciones
Cuando un usuario pone un contacto conectado a disposición de la firma, las ediciones pueden afectar el registro a nivel de firma, sujeto a las reglas de DCM y configuraciones de confidencialidad.
Cómo se gestionan las ediciones de contactos
Hay dos formas principales de editar un contacto de la firma:
1. Edición a través de un contacto personal conectado
Por ejemplo, un usuario actualiza el número de teléfono de trabajo en su lista de contactos personal para un contacto que está conectado a la lista de la firma. Si el contacto está compartido con la firma, el cambio puede actualizar el registro de la firma según las reglas de DCM.
2. Edición directa de la información de contacto de la firma
Un usuario también puede editar directamente la información de contacto de la firma dentro de InterAction+™ AI, incluso si el contacto no está en su lista personal. Estos cambios también son gestionados por DCM según las reglas configuradas y las categorizaciones de contactos.
En ambos casos, los administradores pueden decidir si los cambios se aceptan automáticamente o requieren revisión por parte de un responsable de datos.
Creación de nuevos contactos
Los usuarios pueden crear nuevos contactos desde:
Outlook
IA365
IQ
IA Mobile App
InterAction+™ AI
Dependiendo de la configuración, la Gestión de Cambios de Datos puede controlar cómo se agregan nuevos contactos a la base de datos de la firma, incluyendo si requieren aprobación antes de convertirse en contactos a nivel de firma.
Integración con Data Minder
Las organizaciones que usan Data Minder pueden crear reglas para aplicar la estandarización de datos (normalización de datos) tanto para los datos entrantes como para los existentes. Esto reduce las inconsistencias y disminuye la cantidad de tickets de revisión de DCM.