La sincronizzazione del calendario InterAction+™ trasferisce automaticamente gli eventi del calendario da Microsoft® Exchange Online a InterAction+™, creando appuntamenti per gli eventi futuri e attività per quelli passati. Questa sincronizzazione unidirezionale aggiorna i dettagli degli appuntamenti se vengono apportate modifiche in Outlook®, aiutando a migliorare il monitoraggio delle relazioni e dell’engagement dello studio e riducendo l’inserimento manuale dei dati. La configurazione è disponibile per gli utenti dei livelli Professional e Strategic tramite le Impostazioni dello Studio.
Gli studi che utilizzano Microsoft® Exchange Online possono sfruttare la sincronizzazione del calendario InterAction+™ per aggiungere automaticamente gli eventi del calendario a InterAction+, invece di affidarsi agli utenti per l’inserimento manuale. Si tratta di una sincronizzazione unidirezionale da Outlook® a InterAction+. Questi elementi del calendario vengono memorizzati in InterAction+ come appuntamenti se sono futuri e come attività dopo che si sono svolti. Gli appuntamenti/attività vengono poi aggiornati automaticamente, o sincronizzati, in InterAction+ se l’evento corrispondente nel calendario viene modificato (ad esempio, quando cambiano Oggetto, Descrizione, Data o Partecipanti, o quando l’evento viene annullato) durante il periodo di sincronizzazione.
La configurazione della sincronizzazione del calendario Outlook® è disponibile per gli utenti dei livelli Professional e Strategic.
Gli eventi sincronizzati appariranno in:
- (Modulo Client Insights) Ricerche attività, griglia delle attività nei contatti e nelle aziende, e avvisi
Questi appuntamenti vengono visualizzati in InterAction+ come tipo di attività CalendarSyncMeeting_System per impostazione predefinita. Puoi cambiare il nome visualizzato di questi appuntamenti in Impostazioni dello Studio > Outlook® Sync > Configurazione Calendario.
Vantaggi
Automatizzando la creazione degli appuntamenti in InterAction+, raccoglierai più informazioni e dati in InterAction+. Il punteggio di engagement e relazione dello studio migliorerà, supportando così gli obiettivi di marketing e sviluppo del business dello studio.
Studi con InterAction+ per Microsoft 365
La sincronizzazione calendario Client Insights funziona con InterAction+ per Microsoft 365.
Se il tuo studio utilizza la sincronizzazione calendario Client Insights, puoi comunque usare InterAction+ per Microsoft 365 in alcune situazioni.
Ad esempio, puoi continuare a usare InterAction+ per Microsoft 365 per aggiungere elementi di calendario esterni a InterAction+, poiché la sincronizzazione calendario Client Insights attualmente non sincronizza gli elementi di calendario creati esternamente.
InterAction+ per Microsoft 365 e la sincronizzazione calendario Client Insights non sono integrati tra loro.
Prima di iniziare—Informazioni importanti
- Una volta abilitata la sincronizzazione, non può essere disabilitata. Tuttavia:
- Gli amministratori possono abilitare o disabilitare i singoli utenti in qualsiasi momento.
- Gli utenti possono anche abilitare/disabilitare autonomamente la sincronizzazione del proprio calendario
- Una volta che un amministratore abilita la sincronizzazione del calendario a livello di studio, i singoli utenti possono abilitare/disabilitare e configurare autonomamente le proprie impostazioni di sincronizzazione nella schermata Outlook® Sync > Preferenze Utente.
- Gli utenti possono impedire la sincronizzazione di una riunione contrassegnandola come Privata.
- Se utilizzi la sincronizzazione calendario Online, verranno sincronizzati e aggiornati solo gli eventi creati di recente.
- Questa è una sincronizzazione unidirezionale da Outlook® a InterAction+.
- Un evento può essere modificato solo dal proprietario dell’evento.
- Se un utente modifica un’Attività sincronizzata con data passata in InterAction+ entro il periodo di sincronizzazione configurato nelle impostazioni di amministrazione di Outlook®, l’evento verrà scollegato e non verranno più sincronizzati aggiornamenti da Outlook® a InterAction+ (fanno eccezione Opportunità e Iniziative, che possono essere modificate senza interrompere la sincronizzazione). Se modifichi un evento entro il periodo di sincronizzazione, vedrai questo messaggio di avviso.
- Non sono supportati i seguenti elementi:
- Elementi di calendario esterni (cioè organizzati da persone con domini email diversi da quello dello studio). Puoi usare InterAction+ per Microsoft 365 per aggiungere elementi di calendario esterni a InterAction+.
- Riunioni ricorrenti
- Riunioni private
- Liste di distribuzione email
- Sincronizzazione degli allegati delle riunioni
- Solo l’Autenticazione Moderna è supportata per Microsoft® Exchange Online.
- Compatibile con MS Exchange Online 2016 e 2019
- Compatibile con database IA_70_Patch_Release_18_001.sql o superiori oppure IADB_Patch_Release_22_08.sql o superiori
Amministratori: abilitare e configurare la sincronizzazione calendario Client Insights per lo studio
Vai su Impostazioni dello Studio > Outlook® Sync.
Avrai accesso a tre schermate di impostazioni:
- Configurazione
- Utenti
- Exchange Server
Fase A: Schermata Configurazione Calendario
Nella schermata Configurazione Calendario puoi abilitare la sincronizzazione degli appuntamenti, impostare i tipi di attività predefiniti e selezionare quali tipi di contatto devono generare la creazione di appuntamenti in InterAction+.
- Abilita la nuova sincronizzazione degli appuntamenti con il calendario Outlook®: Attiva questa opzione per abilitare la sincronizzazione del calendario. Una volta abilitata, non può essere disabilitata.
-
Sincronizza elementi del calendario Outlook® con data passata per ___ giorno/i: Inserisci il numero di giorni dopo l’evento per cui desideri che la sincronizzazione continui (tra 1 e 90).
Se un utente modifica un’Attività in InterAction+ prima che questo periodo di sincronizzazione sia terminato, la sincronizzazione verrà interrotta (fanno eccezione Opportunità e Iniziative, che possono essere modificate senza interrompere la sincronizzazione). - Caselle di controllo
- Escludi “Nostro Personale” e “Nostri Consulenti” dall’appuntamento: Questa opzione è selezionata per impostazione predefinita. Se vuoi che il personale e i consulenti dello studio siano inclusi come contatti nell’appuntamento InterAction+, deseleziona questa casella.
- Includi il testo dal corpo dell’appuntamento: Questa opzione è selezionata per impostazione predefinita. Se non vuoi che la descrizione dell’evento del calendario sia inclusa nell’appuntamento InterAction+, deseleziona questa casella.
- (Opzionale) Rinomina il tipo visualizzato degli appuntamenti sincronizzati.
-
Tipi di contatto: Seleziona i tipi di contatto la cui associazione con un elemento del calendario genererà un evento in InterAction+. Se almeno un tipo di contatto selezionato viene invitato come partecipante, verrà sincronizzato su InterAction+. Gli elementi del calendario che includono solo Tipi di Contatto non selezionati non creeranno automaticamente appuntamenti corrispondenti in InterAction+. (Gli utenti possono comunque creare manualmente appuntamenti InterAction+ per questi Tipi di Contatto, se lo desiderano).
I Tipi di Contatto disponibili vengono prelevati dall’Amministratore di InterAction+.
Gli eventi con contatti privati non verranno sincronizzati.
- Fai clic su Salva.
Fase B: Schermata Exchange Server
Nella schermata Exchange Server puoi aggiungere e rimuovere server da utilizzare per la sincronizzazione del calendario. Per configurare questa impostazione, devi avere determinati privilegi amministrativi nelle cassette postali di Exchange.
Per aggiungere un server Online (autenticato online tramite il servizio fornito da Microsoft®)
- Consulta prima la documentazione di Microsoft per i passaggi da seguire prima di configurare il server.
- Fai clic su Aggiungi Server Online.
- Quando hai completato tutti i campi, fai clic su Salva.
Aggiungi autorizzazioni API all’applicazione InterAction Calendar Sync registrata
L’utente deve avere il ruolo di Cloud Application Administrator per concedere le autorizzazioni:
- Nella scheda Gestisci, fai clic su Autorizzazioni API > Aggiungi un’autorizzazione.
- Sotto Microsoft API, seleziona Microsoft Graph.
- Fai clic su Autorizzazioni applicazione.
-
Seleziona le autorizzazioni necessarie e fai clic su Aggiungi autorizzazioni.
API/Autorizzazioni Tipo Descrizione Consenso amministratore richiesto Contacts.Read Applicazione Leggi i contatti in tutte le cassette postali Sì User.Read.All Applicazione Accedi e leggi il profilo completo degli utenti Sì Calendars.Read Applicazione Leggi il calendario in tutte le cassette postali Sì - Fai clic su Concedi consenso amministratore, poi su Sì per confermare.
Fase C: Schermata Utenti
Nella schermata Utenti trovi l’elenco degli utenti finali di InterAction+ della tua organizzazione. Da qui puoi abilitare/disabilitare la sincronizzazione del calendario e assegnare un server Exchange ai singoli utenti.
- Verifica che gli utenti che stai configurando abbiano l’indirizzo email inserito. (L’indirizzo email qui riportato corrisponde al tipo di email scelto nella scheda Configurazione). Se un utente non ha un indirizzo email di questo tipo, aggiungilo al suo profilo InterAction+.
- Assegna un server Exchange a ciascun utente:
- Seleziona la casella accanto a ciascun utente, oppure seleziona la casella Seleziona tutto in alto a sinistra.
- Fai clic su Azioni > Assegna Exchange Server.
- Nella finestra popup, seleziona il server che vuoi assegnare e fai clic su Salva.
- Abilita la sincronizzazione del calendario per ciascun utente:
- Seleziona la casella accanto a ciascun utente, oppure seleziona la casella Seleziona tutto in alto a sinistra.
- Fai clic su Azioni > Abilita sincronizzazione.
Una volta che un amministratore abilita la sincronizzazione del calendario a livello di studio, i singoli utenti possono abilitare/disabilitare e configurare autonomamente le proprie impostazioni di sincronizzazione nella schermata Outlook® Sync > Preferenze Utente.
Ultima sincronizzazione automatica: L'orario dell'ultima sincronizzazione automatica indica quando è stata rilevata la modifica più recente di un evento sul calendario di Outlook. Gli amministratori possono vedere giorno e ora dell'ultima sincronizzazione automatica di tutti gli utenti nella schermata Impostazioni azienda > Sincronizzazione calendario Outlook > Utenti. Gli utenti possono vedere la propria ultima sincronizzazione automatica nella schermata Impostazioni > Sincronizzazione calendario Outlook® > Preferenze utente.
Come sincronizzare gli eventi del calendario in Outlook con Exchange Online
Gli utenti di Exchange Online hanno diverse opzioni per sincronizzare i propri eventi del calendario con Outlook. Il processo può variare leggermente a seconda che si utilizzi la sincronizzazione manuale, automatica o una combinazione di entrambe.
Exchange locale non è supportato.
Opzioni di sincronizzazione
| Opzione di sincronizzazione | Descrizione | Quando usarla / Limitazioni | Note aggiuntive |
| Sincronizzazione automatica | Sincronizza automaticamente gli eventi in base al tipo di contatto. | Opzione di sincronizzazione predefinita utilizzata in molte configurazioni. | Dopo l'aggiornamento sono state rimosse le e-mail e gli eventi sono stati categorizzati per migliorare la sincronizzazione. |
| Sincronizzazione manuale | Richiede di selezionare una casella in Outlook per aggiungere manualmente un evento. | Limitazioni: Non supporta l'uso dei tipi di contatto; solo l'organizzatore della riunione può contrassegnare un evento per la sincronizzazione. | Nessuna |
| Combinata (automatica e manuale) | Applica sia la sincronizzazione automatica che quella manuale. Gli eventi vengono sincronizzati automaticamente in base al tipo di contatto e quelli non sincronizzati possono essere aggiunti manualmente. | Usa questa opzione se vuoi i vantaggi di entrambi gli approcci. | Nessuna |
Sincronizzazione manuale del calendario: aggiunta o modifica di un'attività
Prima di utilizzare la sincronizzazione manuale del calendario, assicurati che tutte le seguenti condizioni siano soddisfatte:
-
Impostazioni amministratore azienda
- La sincronizzazione del calendario è abilitata.
- La sincronizzazione manuale del calendario o la combinata (automatica e manuale) è abilitata.
- È stato creato un server Exchange Online.
- Impostazioni utente: Sei abilitato alla sincronizzazione del calendario.
-
Condizioni dell'evento:
- L'evento non è contrassegnato come privato.
- L'evento non è ricorrente.
- Sei l'organizzatore dell'evento.
- L'evento rientra nell'intervallo di tempo stabilito dall'amministratore aziendale.
Abilitare la sincronizzazione del calendario
- Requisito: La sincronizzazione del calendario deve essere abilitata per aggiungere eventi.
-
Cosa vedi:
Se la sincronizzazione manuale del calendario è disabilitata, vedrai un messaggio che ti chiede di abilitare la sincronizzazione del calendario. -
Passaggi per abilitare:
- Clicca sul pulsante Abilita sincronizzazione calendario quando richiesto.
- Vai su Impostazioni e attiva la sincronizzazione manuale del calendario o la combinata (automatica e manuale) tramite l'apposito cursore.
Aggiungere un nuovo evento
-
Utilizzo del pulsante Aggiungi attività: Clicca sul pulsante Aggiungi attività per creare un nuovo evento.
- Usa la sincronizzazione calendario durante la creazione: Quando crei un nuovo evento, puoi abilitare la sincronizzazione del calendario, assicurandoti che l'evento venga creato subito in InterAction+.
Modificare un evento
Quando modifichi un evento esistente, puoi inviarlo a InterAction tramite la sincronizzazione del calendario. Quando selezioni la casella Aggiungi questo evento a InterAction, viene applicata una categoria
Questa categoria è visibile solo all'utente di Outlook.
-
Per gli organizzatori dell'evento:
- Crea un nuovo evento oppure aprine uno esistente.
- Se sei l'organizzatore, puoi selezionare o deselezionare l'opzione di sincronizzazione in base alle tue preferenze.
-
Per eventi inviati da colleghi:
- Vedrai solo l'opzione Aggiungi attività.
- L'assenza della casella di sincronizzazione è normale per gli eventi che non hai organizzato tu.
Rimuovere la sincronizzazione di un evento
Deseleziona la casella Aggiungi questo evento a InterAction.
- La categoria applicata viene rimossa.
- L'evento verrà eliminato da InterAction se rimosso dalla sincronizzazione.
Tutti gli aggiornamenti effettuati tramite la sincronizzazione del calendario vengono continuamente sincronizzati con InterAction.
Gestione dei problemi comuni
Problema: l'utente non è abilitato alla sincronizzazione del calendario.
- Sintomo: Viene richiesto di abilitare la sincronizzazione del calendario.
- Soluzione: Se l'azienda o l'utente non sono abilitati alla sincronizzazione manuale, non sarà possibile sincronizzare un evento. Vai nelle tue impostazioni e attiva la sincronizzazione del calendario per poter inviare gli eventi.
Problema: eventi privati/ricorrenti non si sincronizzano
- Sintomo: Gli eventi privati o ricorrenti non vengono sincronizzati con il sistema.
- Soluzione: Gli eventi privati non possono essere sincronizzati per rispettare la privacy dell'utente. Anche gli eventi ricorrenti sono limitati; un messaggio ti informerà che non possono essere sincronizzati.
Problema: evento non contrassegnato per la sincronizzazione
- Sintomo: Un evento viene creato ma non è contrassegnato per la sincronizzazione, oppure manca l'opzione della casella di controllo.
- Soluzione: Solo l'organizzatore può contrassegnare un evento per la sincronizzazione. Se risulti come invitato, l'opzione non sarà disponibile.