InterAction+™ AI offre un database centralizzato dei contatti che consente la collaborazione a livello aziendale e la condivisione dell’intelligenza relazionale. Questo approccio aiuta a mantenere le informazioni aggiornate, ma richiede anche controlli adeguati per garantire che i dati dei contatti restino accurati, coerenti e di alta qualità.
La Gestione delle Modifiche ai Dati (DCM) permette alle organizzazioni di bilanciare la flessibilità degli utenti con la governance dei dati a livello aziendale.
La sfida della collaborazione aperta
Poiché InterAction+™ AI consente agli utenti di contribuire e aggiornare le informazioni di contatto, i dati possono provenire da diverse fonti, tra cui:
Outlook
IA365
IQ
App mobile IA
InterAction+™ AI
Senza una governance adeguata, possono sorgere due problemi comuni:
Limitare la possibilità degli utenti di modificare i dati aziendali può portare alla creazione di contatti duplicati, poiché gli utenti creano record separati per gestire le proprie informazioni.
Consentire modifiche senza restrizioni può causare dati incoerenti e aumentare il lavoro di pulizia dei dati, con il rischio di errori come indirizzi sbagliati su comunicazioni importanti.
Come la Gestione delle Modifiche ai Dati risolve il problema
La Gestione delle Modifiche ai Dati evita entrambi gli estremi:
Consentendo ai professionisti di gestire le proprie liste di contatti.
Permettendo agli utenti di condividere informazioni selezionate con la lista aziendale.
Fornendo agli amministratori strumenti per revisionare, approvare o rifiutare le modifiche.
Quando gli utenti propongono aggiornamenti ai contatti aziendali, DCM indirizza tali modifiche secondo regole configurabili. Le modifiche possono essere:
Accettate automaticamente
Inviate per revisione e approvazione
Rifiutate in base a criteri definiti
Questo approccio dà autonomia agli utenti mantenendo comunque il controllo centralizzato sui dati.
Liste di contatti personali vs. lista aziendale
Ogni utente gestisce una propria lista di contatti personale, dove può modificare i propri dati. Non è obbligatorio condividere gli aggiornamenti con la lista aziendale.
Tuttavia, si consiglia agli utenti di collegare i propri contatti personali ai contatti aziendali. Il collegamento offre:
Profili di contatto più completi
Aggiornamenti più frequenti
Maggiore visibilità sulle relazioni
Quando un utente rende disponibile un contatto collegato all’azienda, le modifiche possono influire sul record aziendale, in base alle regole DCM e alle impostazioni di riservatezza.
Come vengono gestite le modifiche ai contatti
Ci sono due modi principali per modificare un contatto aziendale:
1. Modifica tramite un contatto personale collegato
Ad esempio, un utente aggiorna il numero di telefono aziendale nella propria lista di contatti personali per un contatto collegato alla lista aziendale. Se il contatto è condiviso con l’azienda, la modifica può aggiornare il record aziendale secondo le regole DCM.
2. Modifica diretta delle informazioni di un contatto aziendale
Un utente può anche modificare direttamente le informazioni di un contatto aziendale all’interno di InterAction+™ AI, anche se il contatto non è presente nella propria lista personale. Anche queste modifiche sono gestite da DCM in base alle regole configurate e alle categorie dei contatti.
In entrambi i casi, gli amministratori possono decidere se le modifiche vengono accettate automaticamente o se richiedono la revisione da parte di un responsabile dei dati.
Creazione di nuovi contatti
Gli utenti possono creare nuovi contatti da:
Outlook
IA365
IQ
App mobile IA
InterAction+™ AI
A seconda delle impostazioni di configurazione, la Gestione delle Modifiche ai Dati può controllare come vengono aggiunti i nuovi contatti al database aziendale, incluso se richiedono un’approvazione prima di diventare contatti aziendali.
Integrazione con Data Minder
Le organizzazioni che utilizzano Data Minder possono creare regole per garantire la standardizzazione dei dati (normalizzazione dei dati) sia per i dati in ingresso che per quelli già presenti. Questo riduce le incoerenze e diminuisce il numero di ticket di revisione DCM.