Die Pflege korrekter Firmendaten ist entscheidend für ein effektives Kontaktmanagement. Sie können einen Firmenkontakt erstellen, indem Sie auf die Globale Hinzufügen-Schaltfläche klicken und dann Firma hinzufügen auswählen. Anschließend hilft Ihnen das System, Ihren Eintrag mit bestehenden Datensätzen in der LexisNexis-Datenbank abzugleichen oder einen neuen Kontakt zu erstellen. Dabei können Sie Details wie gebräuchliche Namen, Telefon- und Faxnummern, Websites, Adressen hinzufügen und Einstellungen aktualisieren, während Sie den Grad der Informationsfreigabe für die Kanzlei verwalten.
Neben dem Erstellen eines Kontakts für eine Einzelperson möchten Sie auch Informationen zu Firmen erfassen. Dafür können Sie einen Firmenkontakt anlegen. Das Erstellen eines Kontakts für eine Firma ist ähnlich wie das Erstellen eines Kontakts für eine Einzelperson.
So erstellen Sie einen neuen Firmenkontakt:
- Klicken Sie auf beliebiger Seite auf die Globale Hinzufügen-Schaltfläche
.
-
Wählen Sie Firma hinzufügen. Der Bildschirm Neuen Firmenkontakt hinzufügen wird angezeigt.
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Geben Sie den Firmennamen ein.
InterAction+™ sucht nach der Firma in der LexisNexis-Datenbank. Wenn Sie eine Übereinstimmung auswählen, werden die Informationen im nächsten Schritt automatisch vorausgefüllt.
- Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Wenn eine der angezeigten Firmen Ihren Kriterien entspricht, wählen Sie diese aus.
- Wenn die hinzuzufügende Firma noch nicht existiert, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kontakt als neu hinzufügen. Diese Option bedeutet, dass der Kontakt kein Kanzleikontakt ist.
- Wenn Sie einen Firmenkontakt hinzufügen, der bereits ein Kanzleikontakt ist:
- Klicken Sie auf Weiter >.
- Deaktivieren Sie den Schieberegler Zu meinen Kontakten hinzufügen, falls erforderlich.
- Deaktivieren Sie Kennen Sie diesen Kontakt, falls erforderlich.
- Speichern Sie Ihre Änderungen.
- Wenn Sie einen Firmenkontakt hinzufügen, der noch kein Kanzleikontakt ist:
- Klicken Sie auf Keine dieser Optionen passt.
- Klicken Sie auf Weiter >.
- Geben Sie Folgendes ein, falls erforderlich (alle Felder sind optional):
- Geben Sie den Gebräuchlichen Firmennamen ein.
- Geben Sie Telefonnummern und Faxnummer ein.
- Geben Sie die Website ein.
- Geben Sie die Geschäftsadresse oder andere Adressinformationen ein.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Post an diese Adresse senden, falls erforderlich.
- Deaktivieren Sie Mit der Kanzlei teilen und/oder Zu meinen Kontakten hinzufügen, falls erforderlich.
- Definieren Sie die Kontaktaktualisierungen, falls erforderlich.
- Speichern Sie Ihre Änderungen.
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Optional: Im letzten Schritt erscheint eine Popup-Benachrichtigung, die Sie darauf hinweist, dass Sie Marketinglisten, Arbeitslisten oder Kategorien hinzufügen oder bearbeiten können. Klicken Sie auf Ja, um fortzufahren, oder auf Nein, um diesen Schritt zu überspringen.
Wenn Sie auf Nein klicken, wird die Einrichtung übersprungen, aber Sie können Ihren Kontakt jederzeit später über die Kontaktverwaltung aktualisieren.
Wenn Sie auf Ja klicken, öffnet sich das Fenster Details verwalten. Aktivieren Sie das/die Kontrollkästchen vor den Details, zu denen Sie den Kontakt hinzufügen möchten, oder wählen Sie mehrere auf einmal aus.
Bei Listen können Sie aus Favoritenlisten oder Alle Listen im Dropdown-Menü auswählen.
Die verfügbaren Optionen können je nach Kontakttyp variieren. Zum Beispiel werden bei reinen Kanzleikontakten nur bestimmte Felder (wie Marketinglisten) angezeigt.
Klicken Sie auf Speichern.
Wenn Sie den Kontakt mit der Kanzlei teilen, können Sie bestimmte Informationen einschränken, indem Sie auf das Schloss-Symbol in derselben Zeile wie die Information klicken.