Allgemeine Informationen
Wenn InterAction+™ erkennt, dass ein neuer Kontakt die gleiche E-Mail-Adresse wie ein Kanzleikontakt hat, wird er als möglicher Duplikatkontakt betrachtet. Diese möglichen Duplikate werden zur Überprüfung im Tab „Duplikatkontakte“ angezeigt (anstatt sie zur Kanzleiliste hinzuzufügen). Während der Überprüfung können Sie entscheiden, ob Sie den Kontakt zur Kanzleiliste hinzufügen, ihn mit bis zu zwei anderen Kanzleikontakten zusammenführen oder löschen möchten.
Das Überprüfen von Duplikaten und Kontaktübereinstimmungen ist nur für Nutzer der Professional- und Strategic-Stufe verfügbar.
Weitere Informationen darüber, wie Daten beim Zusammenführen von Kontakten behandelt/zusammengeführt werden, finden Sie unter Wie das Zusammenführen von Personenkontakten Daten kombiniert.
Begriffsdefinitionen
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Mögliche Duplikate sind neue Kontakte, die InterAction+ als ähnlich zu einem Kanzleikontakt erkannt hat, weil sie denselben Namen oder dieselbe E-Mail-Adresse haben. Anstatt diese neuen Kontakte zur Kanzleiliste hinzuzufügen, werden sie hier zur Überprüfung aufgelistet.
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Mögliche Übereinstimmungen: Unter jedem möglichen Duplikat wird eine Liste möglicher Übereinstimmungen angezeigt, die InterAction+ in der Kanzleiliste gefunden hat.
Vergleichen Sie ein mögliches Duplikat mit seinen möglichen Übereinstimmungen
- Klicken Sie im linken Menü auf Data Minder.
- Öffnen Sie den Tab Duplikatkontakte.
- Alle möglichen Duplikate werden angezeigt.
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(Optional) Um die möglichen Duplikate nach Kontakttyp, Kontaktquelle oder Liste einzugrenzen, klicken Sie auf Filter und treffen Sie Ihre Auswahl. Die Filter werden sofort auf die Liste angewendet.
Wenn ein Filter innerhalb einer Ordnerklasse (z. B. Kontakttyp) angewendet wird, gilt die ODER-Bedingung. Wenn Filter auf mehrere Ordnerklassen (z. B. Kontakttyp und Arbeitslisten) angewendet werden, gilt die UND-Bedingung.
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Erweitern Sie einen möglichen Duplikatdatensatz, um die möglichen Übereinstimmungen zu sehen.
Grüner Text zeigt Daten an, die sowohl im potenziellen Duplikat als auch in der potenziellen Übereinstimmung identisch sind. Schwarzer Text zeigt unterschiedliche Daten an.
- (Optional) Um zusätzliche Spalten anzuzeigen, die Ihnen bei der Bestimmung möglicher Übereinstimmungen helfen, klicken Sie auf
Spalten hinzufügen/bearbeiten.
- Überprüfen Sie die möglichen Übereinstimmungen sorgfältig.
| Wenn ... | Dann ... |
|---|---|
| Der mögliche Duplikatkontakt ist kein Duplikat einer der möglichen Übereinstimmungen und Sie möchten ihn zur Kanzleiliste hinzufügen ... | Siehe Kontakt zur Kanzleiliste hinzufügen |
| Sie möchten Daten aus dem möglichen Duplikat und den möglichen Übereinstimmungen zusammenführen, um einen neuen Kontakt zu erstellen ... | Siehe Vergleichen und Zusammenführen |
| Sie möchten einen möglichen Duplikatdatensatz löschen ... | Siehe Löschen |
Kontakt zur Kanzleiliste hinzufügen
- Klicken Sie auf Kein Duplikat.
- Der Bildschirm „Kontakt hinzufügen“ erscheint. Das Kontrollkästchen Unternehmen diesem Kontakt zuordnen und das wahrscheinlich zugeordnete Unternehmen sind standardmäßig ausgewählt. Übernehmen Sie die Voreinstellung oder nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
- (Optional) Wenn Sie die Kontaktdetails nach dem Hinzufügen bearbeiten möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kontaktinformationen nach dem Hinzufügen bearbeiten.
- Klicken Sie auf Hinzufügen.
Vergleichen und Zusammenführen
Folgen Sie diesen Schritten, wenn:
- Das mögliche Duplikat ein Duplikat einer oder mehrerer möglicher Übereinstimmungen ist und
- Sie die Daten aus beiden zusammenführen möchten, um einen einzigen neuen Kontakt zu erstellen.
Der neue Kontakt erhält eine neue, eindeutige ID und das aktuelle Datum als Erstellungsdatum.
Weitere Informationen darüber, wie Daten beim Zusammenführen von Kontakten behandelt/zusammengeführt werden, finden Sie unter Wie das Zusammenführen von Personenkontakten Daten kombiniert.
- Wählen Sie die Datensätze aus, die Sie zusammenführen möchten (nicht mehr als zwei mögliche Übereinstimmungen gleichzeitig).
- Klicken Sie auf Vergleichen und Zusammenführen.
- Ein Vergleichsbildschirm ordnet die Daten der ausgewählten möglichen Duplikate in Spalten an. Die linke Spalte ist das mögliche Duplikat. Weitere Spalten sind Ihre Auswahl aus den möglichen Übereinstimmungen.
- Die Daten des möglichen Duplikats sind standardmäßig ausgewählt. In den Bereichen „Allgemein“ und „Telefon & Adresse“ können Sie nach Bedarf Daten aus den Spalten der möglichen Duplikate ändern oder hinzufügen. In den folgenden Beispielen wurde die Berufsbezeichnung des Kontakts geändert und eine zweite geschäftliche Telefonnummer hinzugefügt.
- Wenn Sie weitere Informationen benötigen, um die richtigen Daten auszuwählen, öffnen Sie die Bereiche „Profile“, „Verbindungen“ und „Zusätzliche Informationen“ am unteren Bildschirmrand.
- Wenn Sie zu diesem Zeitpunkt feststellen, dass ein Kontakt doch kein Duplikat ist, können Sie auf „Kein Duplikat“ klicken, um den Zusammenführungsvorgang zu beenden.
- Wenn Sie weitere Informationen benötigen, um die richtigen Daten auszuwählen, öffnen Sie die Bereiche „Profile“, „Verbindungen“ und „Zusätzliche Informationen“ am unteren Bildschirmrand.
- Klicken Sie auf Zusammenführen.
- Eine Vorschau des neuen Kontakts wird angezeigt. Das Kontrollkästchen Unternehmen diesem Kontakt zuordnen und das wahrscheinlich zugeordnete Unternehmen sind standardmäßig ausgewählt. Übernehmen Sie die Voreinstellung oder nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
- Klicken Sie auf Absenden.
Löschen
- Sie können einen möglichen Duplikatkontakt löschen, wenn Sie festgestellt haben, dass es sich um ein Duplikat eines bestehenden Kanzleikontakts handelt und keine Daten vorhanden sind, die Sie in den bestehenden Kontakt übernehmen möchten.
- Sie können von diesem Bildschirm aus auch eine mögliche Übereinstimmung löschen. Dadurch wird der Kanzleikontakt aus InterAction+ entfernt.