Durch das Erstellen von Listen-Vorlagen können Kanzlei-Administratoren wiederverwendbare Listenkonfigurationen definieren, die die Erstellung von Listen vereinfachen und für Konsistenz in der gesamten Kanzlei sorgen. Listen-Vorlagen werden bei der Listenerstellung verwendet und erscheinen automatisch basierend auf der ausgewählten Listenklasse, wie zum Beispiel Arbeits- oder Marketinglisten.
Diese Funktion steht nur Administratoren zur Verfügung.
Zugriff und Berechtigungen
Der Zugriff auf Listen-Vorlagen wird über Kanzlei-Einstellungen > Gruppenverwaltung gesteuert.
Um Listen-Vorlagen anzeigen und verwalten zu können, muss ein Benutzer einer Gruppe mit aktivierter Berechtigung Listen-Vorlagen verwalten hinzugefügt werden. Nach der Freigabe kann der Benutzer den Tab Vorlagen innerhalb von Listen aufrufen.
Wie Listen-Vorlagen funktionieren
Benutzer mit der Berechtigung „Listen-Vorlagen verwalten“ können:
Vorhandene Listen-Vorlagen anzeigen
Neue Listen-Vorlagen erstellen
Listen-Vorlagen bearbeiten
Listen-Vorlagen löschen
Wenn ein Benutzer eine Liste erstellt, werden relevante Vorlagen automatisch angezeigt, basierend auf der ausgewählten Listenklasse (zum Beispiel Arbeitslisten oder Marketinglisten).
Eine neue Listen-Vorlage erstellen
Navigieren Sie zu Listen und klicken Sie auf den Tab Vorlagen.
Klicken Sie auf Neue Vorlage hinzufügen.
-
Geben Sie folgende Informationen ein:
Vorlagenname
Beschreibung
-
Listenklasse (eine auswählen):
Marketingliste (mit Sponsoring)
Marketingliste (ohne Sponsoring)
Arbeitsliste
Listentyp (aus dem Dropdown auswählen)
-
Neue Kontakte, die zu dieser Liste hinzugefügt werden, können sein:
Sowohl Person als auch Unternehmen
Nur Person
Nur Unternehmen
-
(Optional) Flags konfigurieren:
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um Flags für diese Liste zuzulassen.
Bearbeiten Sie die Flag-Beschreibung, falls nötig.
Wählen Sie eine Flag-Farbe aus, um neue Kontakte, die zur Liste hinzugefügt werden, automatisch zu markieren.
Klicken Sie auf Speichern.
Eine Listen-Vorlage bearbeiten
Um eine bestehende Listen-Vorlage zu bearbeiten, klicken Sie auf den Vorlagennamen, um sie zu öffnen. Sie können Änderungen in den folgenden Tabs vornehmen.
Tab „Details“
Im Tab Details können Sie Folgendes bearbeiten:
Name
Beschreibung
Listentyp
Neue Kontakte, die zu dieser Liste hinzugefügt werden können
Flag-Einstellungen (inklusive Beschreibung und Farbe)
Tab „Zugriffsrechte“
Im Tab Zugriffsrechte steuern Sie, wer die Vorlage verwenden und verwalten darf.
Klicken Sie auf + Benutzer oder Gruppen hinzufügen, um Zugriff zu vergeben.
Suchen Sie nach einzelnen Benutzern oder wählen Sie eine Gruppe aus dem Dropdown aus.
-
Weisen Sie eine der folgenden Rollen zu:
Kein Zugriff
Prüfer
Bearbeiter
Manager
Listen-Administrator
So ändern oder entfernen Sie den Zugriff:
Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um eine bestehende Rolle zu bearbeiten.
Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol, um einen Benutzer oder eine Gruppe zu entfernen.
Tab „Zusätzliche Felder“
Im Tab Zusätzliche Felder können Sie benutzerdefinierte Daten für Listen erfassen, die aus der Vorlage erstellt werden.
Klicken Sie auf + Feld hinzufügen.
Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung ein.
-
Wählen Sie einen Feldtyp aus:
Text
Text (mehrere Zeilen)
Datum
Dezimal
Nummer
Liste
Ja/Nein
InterAction-Benutzer
-
(Optional) Wählen Sie aus:
Attribute – Mehrere Werte
Sekundäres Feld hinzufügen
Klicken Sie auf Speichern.
Sie können bestehende zusätzliche Felder mit dem Stift- oder Papierkorb-Symbol bearbeiten oder löschen.
Listen-Vorlagen helfen Administratoren dabei, die Erstellung und Verwaltung von Listen in der gesamten Kanzlei zu standardisieren. Durch die Definition von Listenstruktur, Zugriffsrechten und optionalen Feldern im Voraus reduzieren Vorlagen den manuellen Aufwand, verbessern die Datenkonsistenz und sorgen dafür, dass Benutzer bei jeder Listenerstellung mit der richtigen Konfiguration starten.