Informations générales
Si InterAction+™ reconnaît qu’un nouveau contact possède la même adresse e-mail qu’un contact de la Liste des entreprises, il le considère comme un doublon potentiel. Ces doublons potentiels s’affichent pour votre révision dans l’onglet Contacts en double (au lieu d’être ajoutés à la Liste des entreprises). Lors de votre révision, vous pouvez choisir de l’ajouter à la Liste des entreprises, de le fusionner avec jusqu’à deux autres contacts de la Liste des entreprises, ou de le supprimer.
La révision des doublons et des correspondances de contacts est uniquement disponible pour les utilisateurs des niveaux Professionnel et Stratégique.
Pour savoir comment les données sont gérées/assemblées lors de la fusion de contacts, consultez Comment la fusion de contacts personnes combine les données.
Terminologie
-
Doublons potentiels : ce sont de nouveaux contacts qu’InterAction+ a identifiés comme partageant des similarités dans le nom ou l’adresse e-mail avec un contact de la Liste des entreprises. Au lieu d’ajouter ces nouveaux contacts à la Liste des entreprises, InterAction+ les affiche ici pour révision.
-
Correspondances potentielles : sous chaque doublon potentiel se trouve une liste de correspondances potentielles qu’InterAction+ a trouvées dans la Liste des entreprises.
Comparer un doublon potentiel avec ses correspondances potentielles
- Dans le menu de gauche, cliquez sur Data Minder.
- Ouvrez l’onglet Contacts en double.
- Tous les doublons potentiels s’affichent.
-
(Optionnel) Pour affiner les doublons potentiels par type de contact, source du contact ou liste, cliquez sur Filtrer et faites votre sélection. Les filtres sont appliqués immédiatement à la liste.
Lorsqu’un filtre est appliqué dans une même catégorie de dossier (ex. : Type de contact), la condition retournée est OU. Lorsqu’un filtre est appliqué à plusieurs catégories de dossiers (ex. : Type de contact et Listes de Travail), la condition retournée est ET.
-
Développez un enregistrement de doublon potentiel pour voir les correspondances potentielles.
Le texte en vert indique les données identiques dans le doublon potentiel et la correspondance potentielle. Le texte en noir indique des données différentes.
- (Optionnel) Pour afficher des colonnes supplémentaires afin de vous aider à déterminer les correspondances potentielles, cliquez sur
Ajouter/Modifier les colonnes.
- Examinez attentivement les correspondances potentielles.
| Si... | Alors... |
|---|---|
| Le contact doublon potentiel n’est pas un doublon d’aucune des correspondances potentielles, et vous souhaitez le promouvoir dans la Liste des entreprises... | Voir Promouvoir le contact dans la Liste des entreprises |
| Vous souhaitez fusionner les données du doublon potentiel et des correspondances potentielles pour créer un nouveau contact... | Voir Comparer et fusionner |
| Vous souhaitez supprimer un enregistrement de doublon potentiel... | Voir Supprimer |
Promouvoir le contact dans la Liste des entreprises
- Cliquez sur Pas un doublon.
- L’écran Promouvoir le contact s’affiche. La case Associer une entreprise à ce contact et l’entreprise probablement associée sont sélectionnées par défaut. Acceptez la sélection par défaut ou effectuez les modifications souhaitées.
- (Optionnel) Si vous souhaitez modifier les détails du contact après la promotion, cochez la case correspondante.
- Cliquez sur Promouvoir.
Comparer et fusionner
Suivez ces étapes si :
- Le doublon potentiel est un doublon d’une ou plusieurs correspondances potentielles, et
- Vous souhaitez combiner les données de chacun pour créer un seul nouveau contact.
Le nouveau contact aura un nouvel identifiant unique et la date de création sera la date du jour.
Pour savoir comment les données sont gérées/assemblées lors de la fusion de contacts, consultez Comment la fusion de contacts personnes combine les données.
- Sélectionnez le ou les enregistrements que vous souhaitez fusionner (pas plus de deux correspondances potentielles à la fois).
- Cliquez sur Comparer et fusionner.
- Un écran de comparaison affiche les données des doublons potentiels sélectionnés dans des colonnes. La colonne la plus à gauche correspond au doublon potentiel. Les autres colonnes sont vos sélections parmi les correspondances potentielles.
- Les données du doublon potentiel sont sélectionnées par défaut. Dans les sections Général et Téléphone & Adresse, modifiez ou ajoutez les données des colonnes de doublons potentiels, si besoin. Dans les exemples ci-dessous, le poste du contact a été modifié et un deuxième numéro professionnel a été ajouté.
- Si vous avez besoin de plus d’informations pour déterminer les bonnes données à sélectionner, ouvrez les sections Profils, Connexions et Informations supplémentaires en bas de l’écran.
- Si à ce stade vous décidez qu’un contact n’est finalement pas un doublon, vous pouvez cliquer sur Pas un doublon pour arrêter le processus de fusion.
- Si vous avez besoin de plus d’informations pour déterminer les bonnes données à sélectionner, ouvrez les sections Profils, Connexions et Informations supplémentaires en bas de l’écran.
- Cliquez sur Fusionner.
- Un écran d’aperçu affiche le nouveau contact. La case Associer une entreprise à ce contact et l’entreprise probablement associée sont sélectionnées par défaut. Acceptez la sélection par défaut ou effectuez les modifications souhaitées.
- Cliquez sur Soumettre.
Supprimer
- Vous pouvez supprimer un contact doublon potentiel si vous avez déterminé qu’il s’agit d’un doublon d’un contact existant dans la Liste des entreprises, et qu’il n’y a aucune donnée à fusionner avec le contact existant.
- Vous pouvez également supprimer une correspondance potentielle depuis cet écran. Cela supprime le contact de la Liste des entreprises d’InterAction+.