Maintenir des données d'entreprise précises est essentiel pour une gestion efficace des contacts. Vous pouvez créer un Contact Entreprise en cliquant sur le bouton d’ajout global puis en sélectionnant Ajouter une entreprise. À partir de là, le système vous aide à faire correspondre votre saisie avec les enregistrements existants dans la base de données LexisNexis ou vous permet de créer un nouveau contact, avec des options pour ajouter des détails comme les noms courants, les numéros de téléphone et de fax, les sites web, les adresses, et de mettre à jour les paramètres tout en gérant le niveau de partage d’informations avec le cabinet.
En plus de créer un Contact pour une personne, vous souhaiterez suivre les informations concernant les entreprises. Pour cela, vous pouvez créer un Contact Entreprise. Créer un Contact pour une entreprise est similaire à la création d’un Contact pour une personne.
Pour créer un nouveau Contact Entreprise :
- Depuis n’importe quelle page, cliquez sur le bouton d’ajout global
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Sélectionnez Ajouter une entreprise. L’écran Ajouter un nouveau contact entreprise s’affichera.
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Renseignez le nom de l’entreprise.
InterAction+™ recherchera l’entreprise dans la base de données LexisNexis. Sélectionner une correspondance pré-remplira automatiquement les informations à l’étape suivante.
- Faites l’une des actions suivantes :
- Si l’une des entreprises affichées correspond à vos critères, sélectionnez-la.
- Si l’entreprise que vous ajoutez n’existe pas déjà, cochez la case Ajouter le contact comme nouveau. Cette option signifie que le contact n’est pas un contact du cabinet.
- Si le Contact Entreprise que vous ajoutez est déjà un contact du cabinet :
- Cliquez sur Suivant >.
- Décochez le curseur Ajouter à mes contacts si besoin.
- Décochez Connaissez-vous ce contact si besoin.
- Enregistrez vos modifications.
- Si le Contact Entreprise que vous ajoutez n’existe pas déjà comme contact du cabinet :
- Cliquez sur Aucune de ces options ne correspond.
- Cliquez sur Suivant >.
- Renseignez les informations suivantes si besoin (tous ces champs sont facultatifs) :
- Saisissez le nom courant de l’entreprise.
- Saisissez les numéros de téléphone et de fax.
- Saisissez le site web.
- Saisissez l’adresse professionnelle ou autre.
- Cochez la case Envoyer le courrier à cette adresse si nécessaire.
- Décochez Partager avec le cabinet et/ou Ajouter à mes contacts selon vos besoins.
- Définissez les mises à jour du contact si besoin.
- Enregistrez vos modifications.
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Optionnel : À la dernière étape, une notification contextuelle informera les utilisateurs qu’ils peuvent ajouter ou modifier des listes marketing, des listes de travail ou des catégories. Cliquez sur Oui pour continuer, ou sur Non pour passer cette étape.
En cliquant sur Non, vous passerez la configuration, mais vous pourrez toujours mettre à jour votre contact plus tard via la page Gérer les contacts.
En cliquant sur Oui, la fenêtre Gérer les détails s’ouvrira. Cochez la ou les cases devant les détails auxquels vous souhaitez ajouter le contact, ou optez pour une sélection en masse.
Pour les listes, vous pouvez choisir parmi les Listes favorites ou Toutes les listes dans la liste déroulante.
Les options disponibles peuvent varier selon le type de contact. Par exemple, pour les contacts réservés au cabinet, seuls certains champs (comme les Listes Marketing) sont affichés.
Cliquez sur Enregistrer.
Si vous partagez le contact avec le cabinet, vous pouvez restreindre certaines informations en cliquant sur l’icône de cadenas sur la même ligne que cette information.